Berbagai fasilitas pelayanan publik hari ini seperti layanan kesehatan, keuangan hingga keamanan telah menerapkan teknologi OCR (optical character recognition ocr) dalam proses pengelolahan dokumen yang berkaitan urusan administrasi mereka.
Namun faktanya belum banyak yang belum mengenal apa itu OCR yang sebenarnya dan bagaimana keberadaannya dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan.
Melalui artikel ini, Anda dapat mengetahui lebih jauh tentang apa itu OCR, jenis-jenisnya hingga cara kerja perangkat lunak ini. Berikut ulasannya.
Apa Itu OCR?
Teknologi OCR (Optical Character Recognition) atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Pengenalan Karakter Optik adalahteknologi yang mampu mengekstrak data teks dari gambar atau format dokumen lainnya yang dipindai (scanning).
Singkatnya, OCR adalah proses mengubah teks dalam gambar menjadi format teks yang bisa dibaca oleh mesin berbasis Machine Learning. Aplikasi OCR termasuk dalam terobosan digitalisasi dokumen yang sering dilakukan pada saat ini.
Teknologi OCR digunakan dalam berbagai penerapan, seperti pemindaian dokumen, otomatisasi proses bisnis, dan data entry. Teknologi ini berguna untuk instansi pelayanan kesehatan yang memiliki dokumen fisik dalam jumlah banyak, tetapi perlu didigitalisasi agar bisa disimpan ke database.
Baca juga: 5 Fungsi OCR bagi Bisnis Digital
Cara Kerja OCR (Optical Character Recognition) dalam Proses Digitalisasi dokumen
Teknologi OCR (Optical Character Recognition) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengubah teks yang tercetak atau ditulis tangan dalam dokumen menjadi teks yang dapat diolah oleh komputer. Berikut adalah langkah-langkah umum tentang bagaimana OCR bekerja dalam proses pengelolaan dokumen:
1. Pemindaian Dokumen
Proses dimulai dengan pemindaian atau pengambilan gambar dokumen yang berisi teks. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan scanner, kamera, atau perangkat lainnya.
2. Pra-Pemrosesan
Gambar hasil pemindaian seringkali memerlukan pra-pemrosesan untuk meningkatkan kualitas dan kemudahan pembacaan teks. Ini mungkin melibatkan penghilangan noise, peningkatan kontras atau area terang, dan penyesuaian lainnya.
3. Segmentasi Gambar
OCR memerlukan pemahaman tentang bagaimana teks disusun dalam gambar. Oleh karena itu, gambar dibagi-bagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang disebut dengan “blok teks” atau “wilayah kepentingan” (ROI – Region of Interest).
4. Pengenalan Karakter
Pada tahap ini, setiap karakter di dalam blok teks diidentifikasi. Ini dapat mencakup pengenalan karakter tercetak dan, dalam beberapa kasus, pengenalan tulisan tangan tergantung pada kemampuan OCR tertentu.
5. Pemadanan dan Koreksi
Hasil pengenalan karakter kemudian dicocokkan dengan basis data karakter yang telah dilatih sebelumnya. Algoritma OCR mencoba untuk memahami dan memadankan pola-pola yang dikenali dengan karakter yang sesuai dalam basis data.
6. Pemrosesan Lanjutan
Setelah karakter diidentifikasi, OCR dapat melibatkan langkah-langkah lanjutan seperti pemrosesan bahasa alami untuk meningkatkan pemahaman konteks teks.
7. Ekstraksi Informasi
Informasi yang dikenali diekstrak dan diubah menjadi teks yang dapat digunakan atau diindeks. Ini bisa mencakup pengenalan nomor ID, tanggal, jumlah, atau informasi lainnya yang relevan.
8. Validasi dan Koreksi Manual
Meskipun OCR telah menjadi sangat canggih, seringkali masih memerlukan validasi dan koreksi manual. Hal ini penting untuk memastikan akurasi tinggi, terutama dalam dokumen-dokumen yang kompleks atau berbahasa campuran.
9. Integrasi dengan Sistem
Hasil teks yang dikenali dapat diintegrasikan ke dalam sistem manajemen dokumen atau sistem lainnya untuk pengolahan lebih lanjut atau penyimpanan.
Dengan melakukan serangkaian langkah ini, OCR memungkinkan pengolahan dokumen secara efisien dan otomatis, memungkinkan akses lebih cepat dan pencarian informasi dalam dokumen yang sangat penting.
Baca juga: Intelligent Character Recognition (ICR): Cara Kerja dan Manfaatnya bagi Bisnis
Jenis-jenis Optical Character Recognition (OCR)
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya bahwa teknologi pengenalan karakter optik (OCR) adalah teknologi yang digunakan untuk mengenali dan mengubah teks yang tercetak atau ditulis tangan menjadi teks yang dapat dibaca oleh komputer.
Terdapat beberapa jenis OCR yang dibagi berdasarkan metodenya yang meliputi:
1. Perangkat Lunak Pengenalan Karakter Optik Sederhana
Mesin OCR sederhana bekerja dengan menyimpan banyak font dan pola citra teks yang berbeda sebagai template. Perangkat lunak OCR menggunakan algoritma pencocokan pola untuk membandingkan citra teks, karakter per karakter, ke basis data internalnya.
Jika sistem mencocokkan teks melalui kata per kata, ini disebut pengenalan kata optik. Namun tipe ini memiliki keterbatasan karena ada font dan gaya tulisan tangan yang hampir tak terbatas, dan setiap tipe tidak dapat ditangkap dan disimpan dalam basis data.
2. OCR Berbasis Aturan (Rule-based OCR)
Metode ini melibatkan penggunaan aturan-aturan linguistik dan tata bahasa untuk membantu mengenali teks. OCR berbasis aturan mengandalkan kombinasi pola dan informasi konteks untuk menghasilkan hasil yang lebih akurat.
3. OCR Berbasis Jaringan Saraf Tiruan (Neural Network-based OCR)
Metode ini menggunakan jaringan saraf tiruan, seperti Convolutional Neural Networks (CNN) atau Recurrent Neural Networks (RNN), untuk mengenali karakter.
Teknik-teknik ini memungkinkan OCR untuk belajar dari data dan meningkatkan kemampuan pengenalan teks, bahkan pada tulisan tangan atau font yang tidak umum.
4. OCR Berbasis Deep Learning
Seiring dengan perkembangan jaringan saraf tiruan yang lebih dalam, seperti Long Short-Term Memory (LSTM) dan Transformer, OCR berbasis deep learning telah menghasilkan kemajuan besar dalam pengenalan teks.
Teknologi OCR berbasis deep learning mampu mengatasi variasi dalam gaya tulisan, ukuran font, dan bahasa yang berbeda dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi.
5. OCR Berbasis Segmentasi
Metode ini membagi gambar teks menjadi bagian-bagian kecil yang mengandung satu karakter atau beberapa karakter yang saling berdekatan. Setelah segmentasi, karakter-karakter ini dikenali secara terpisah. Teknik ini cocok untuk tulisan yang jelas dan rapi.
Baca juga: Pengertian Face Recognition: Fungsi dan Cara Kerjanya
Beberapa Manfaat OCR dalam Manajemen Data Dokumen
Hampir semua penerapan teknologi memiliki kelebihan yang bisa memudahkan pekerjaan, termasuk OCR. Apa saja kelebihan OCR dalam manajemen dokumen?
1. Automatisasi Pengolahan Dokumen
OCR memungkinkan pengguna untuk mengkonversi dokumen fisik atau berkas digital yang berisi teks menjadi format yang dapat diedit dan dicari. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses dokumen secara manual, meningkatkan efisiensi dalam manajemen data.
2. Peningkatan Akurasi dan Ketelitian
Dengan menggunakan OCR, data yang diekstraksi dari dokumen cenderung lebih akurat daripada jika dilakukan secara manual. Ini mengurangi risiko kesalahan manusia dalam entri data dan memastikan integritas data yang lebih baik.
3. Akses Mudah dan Pencarian Cepat
Dengan dokumen yang dikonversi menjadi teks yang dapat dicari, pengguna dapat dengan mudah mencari, mengakses, dan menganalisis informasi yang terkandung dalam dokumen. Ini memfasilitasi proses pengambilan data yang cepat dan efisien untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Baca juga: 8 Contoh Pemanfaatan Teknologi Face Recognition di Berbagai Lini Industri
5 Contoh Penggunaan Aplikasi OCR di Berbagai Instansi dan Industri
Teknologi OCR (Optical Character Recognition) digunakan dalam berbagai konteks dan sektor industri maupun pelayanan publik untuk memenuhi berbagai kebutuhan administratif. Berikut adalah beberapa bentuk penggunaan teknologi OCR:
1. Lembaga Perbankan dan Keuangan
OCR digunakan dalam industri perbankan untuk memproses dan memverifikasi dokumen seperti pinjaman, cek deposito, dan transaksi keuangan lainnya, yang telah meningkatkan keamanan transaksi dan membantu dalam pencegahan penipuan.
2. Lembaga Kesehatan
Dalam industri pemeliharaan kesehatan, OCR digunakan untuk memproses catatan pasien, termasuk perawatan, tes, catatan rumah sakit, dan pembayaran asuransi.
Penggunaan OCR membantu menyederhanakan alur kerja di rumah sakit dengan mengurangi pekerjaan manual, sambil tetap memastikan bahwa catatan pasien terus diperbarui.
3. Lembaga Pemerintahan
Di kantor-kantor pemerintah, OCR sering digunakan untuk berbagai tugas, seperti prosedur imigrasi, digitalisasi dokumen lama, dan pemrosesan data akuntansi.
Penggunaan OCR membantu meningkatkan layanan publik dengan mengambil data dari formulir secara efisien dan mengotomatiskan klasifikasi dokumen.
4. Acara Hukum
Para profesional hukum dapat dengan cepat mengkonversi dokumen dalam jumlah besar ke format digital, termasuk kontrak, dokumen pengadilan, dan berkas kasus.
Ketepatan OCR dalam mengenali teks cetak dan tulisan tangan membantu menyederhanakan pengambilan dokumen dan memungkinkan tim hukum untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
5. Institusi Pendidikan
Institusi pendidikan dapat memanfaatkan OCR untuk mengevaluasi kinerja siswa dari format kertas, mempercepat proses penilaian ujian, dan memproses formulir penerimaan, serta mengubah buku teks menjadi format digital yang dapat diakses.
Penggunaan OCR juga dapat membantu menyederhanakan tugas administratif di sekolah, meningkatkan aksesibilitas bagi siswa, dan meningkatkan pengalaman belajar secara keseluruhan.
Baca juga: Mengenal Apa Itu KYC, Cara Kerjanya, dan Juga Manfaatnya bagi Industri
Otomatiskan Proses Operasional Bisnis Anda dengan Teknologi OCR dari eendigo
Setelah memahami apa itu OCR dan kelebihannya, Anda pasti tertarik menerapkan teknologi ini di instansi pelayanan kesehatan yang dioperasikan.
Tentunya dibutuhkan tools yang andal agar proses OCR bisa dilakukan dengan lancar tanpa hambatan apa pun. Solusinya, gunakan layanan eendigo User Experience untuk proses digitalisasi dokumen yang canggih.
Produk ini juga dilengkapi dengan fitur e-Sign hub dan e-Meterai untuk proses legalisasi dokumen Anda. Bukan hanya Anda sebagai pengelola instansi, pasien akan mendapatkan pengalaman pelanggan yang lebih memuaskan karena eendigo User Experience bisa mengisi formulir pendaftaran secara otomatis hanya dengan foto yang tersimpan.
Produk yang bermanfaat untuk pelayanan kesehatan Anda, bukan? Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut atau klik di sini untuk mendapatkan versi free trial produk andalan eendigo ini!
